Har Norge fått hjemmekontorfeber etter pandemien?
For samtlige bransjer førte pandemien til pålagt hjemmekontor. Noen elsket det, andre hatet det. Nå åpner flere for en permanent hjemmekontormodell. Så hvordan bør man gå fram for å sikre at hjemmekontorløsninger blir gode for både arbeidsgivere og ansatte?
Denne artikkelen er mer enn 2 år gammel og kan inneholde utdatert informasjon.
Etter en lang periode med pålagt hjemmekontor for mange har kanskje flere savnet fellesskapet. Andre har gruet seg til forstyrrelser, støy og pendling. Nå har noen bransjer tatt grep og spurt sine ansatte om hva de egentlig ønsker. Å jobbe hjemme eller «på jobben»? Og mye tyder på at det blir vanligere å åpne for en permanent hjemmekontorløsning.
Mange tror hjemmekontoret er framtiden
En helt fersk rapport fra Avonova, en av Norges ledende leverandører av bedriftshelsetjenester, har undersøkt hvordan 500 ledere og 2500 ansatte ser for seg framtidens arbeidshverdag. Rapporten viser at 38 prosent av de som har hatt hjemmekontor under pandemien, har hatt en arbeidsplass som i liten eller svært liten grad har vært tilpasset arbeidshverdagen deres. Blant de yngre arbeidstakerne øker andelen til 45 prosent.
42 prosent svarer også at arbeidsgiver i liten eller svært liten grad har bidratt til å tilrettelegge for et godt hjemmekontor. Likevel tror under halvparten av de spurte at vi vil gå tilbake til å jobbe mer på arbeidsplassen enn hjemmefra. Noen bransjer har allerede iverksatt hjemmekontorløsninger for ansatte som ønsker det. To selskaper som nå vurderer en permanent hjemmekontorløsning, er DNV og Schibsted.
DNV var rustet for hjemmekontor før pandemien brøt ut
Selv om pandemien kom uventet på Det Norske Veritas (DNV), et globalt selskap som jobber med kvalitetssikring og risikohåndtering i over 100 land, hadde de begynt å benytte seg av en fleksibel arbeidsmodell hele seks måneder før landet stengte ned.
– Konsernledelsen ville se på en mer fleksibel ordning. Allerede før pandemien brøt ut, var det sett på som gammeldags å ha alle på kontoret. Her har vi over 12 000 ansatte i hundre ulike land. Globalt er det ikke vanlig at alle jobber på kontoret, sier Nina Ivarsen, hovedtillitsvalgt og leder i Veritas Funksjonærforbund (VEFF), som er en del av Parat.
I sommer ble det satt ned en prosjektgruppe som har jobbet med retningslinjer for fleksibelt arbeid hos DNV, som har valgt å kalle denne arbeidsmåten «Flexible Workplace», for å understreke at du ikke må jobbe hjemmefra. Du kan også arbeide på hytta eller på favorittkaféen, for eksempel.
– For å sikre en god løsning for alle har prosjektgruppa jobbet tett sammen med verneombud og tillitsvalgte. Vi har hatt opplæring av linjeledere, og vi har gitt informasjon om rettigheter på hjemmekontor til alle ansatte. Det har vært en stor grad av tillit mellom partene i hele prosessen, sier Anne-Lise Mala Fredriksen, arbeidsrettsekspert i DNV.
Fredriksen forteller at tilbudet om fleksibel arbeidsplass er gitt til alle i selskapet som har arbeidsoppgaver som gjør det mulig å jobbe fra andre steder enn hjemmet.
– Dette er et tilbud fra DNV til alle ansatte som har anledning og lyst til å benytte seg av det. Det er helt klart noen som vil fortsette å måtte jobbe fra laboratorier eller ute i felt, men de som kan jobbe digitalt, får nå denne muligheten. Vi følger selvsagt forskriften om regulert arbeid fra hjemmekontor og (tegner) tilbyr avtaler med alle som vil benytte seg av muligheten. Dette blir nå et prøveprosjekt i seks måneder, og vi tror både arbeidsgiver og arbeidstaker vil høste og dele erfaringer i denne perioden, sier hun.
70–80 prosent følte seg ivaretatt på hjemmekontoret
Selv om DNV har merket seg flere positive sider ved å la flere få velge hvor de jobber fra, har både Ivarsen og Fredriksen opplevd at noe også går tapt når ansatte sitter hver for seg.
– Vi har sett at produktiviteten har gått opp, folk bruker mindre tid på pendling, DNV har spart store summer på å ikke reise så mye, men vi jobber på en helt annen måte når vi møtes fysisk. Vi kan lese kroppsspråk, dele personlige øyeblikk, og kreative prosesser blomstrer. Det er det ikke alltid like lett å få til gjennom hjemmekontor, og det er en grunn til vi tror «great things happen when people meet», sier Ivarsen.
Tidligere i år sendte VEFF ut en spørreundersøkelse til sine ansatte. De ble spurt om hvor ivaretatte de følte seg på hjemmekontoret, og Ivarsen forteller at mellom 70 og 80 prosent svarte at de opplevde å bli veldig godt ivaretatt.
– Selv om noen sliter med hjemmekontor, er det godt å se at så mange føler seg ivaretatt. Vi har tatt grep for å sikre dette. Et eksempel er at ingen digitale møter skal vare i over 50 minutter per time. Da må folk få en pause, kunne gå på toalettet, strekke på bena og ta seg litt luft. Slike små kjøreregler fungerer utmerket, sier Ivarsen.
Saken fortsetter under bildet
Ifølge konserndirektør for HR og kommunikasjon i Schibsted, Mette Krogsrud, har selskapet kjørt flere undersøkelser om hjemmekontor blant de ansatte. Tillitsvalgt Rune Berge forklarer at de ansatte har mange ulike behov ut fra rollene deres. Foto: Ane Løvereide
Over 80 prosent i Schibsted ønsker å jobbe helt eller delvis hjemmefra
Da pandemien traff mediekonsernet, Schibsted, ble omveltningen stor for de ansatte. Ledelsen ønsket å komme seg videre på en konstruktiv måte og tenkte på hva neste steg for selskapet kunne bli, framfor å sitte å vente.
– Ansatte på tvers av hele Schibsted har jobbet med å kartlegge hvordan vi skal tenke arbeidsplasser i framtiden, gitt endringen vi har vært gjennom nå, sier Mette Krogsrud, konserndirektør for HR og kommunikasjon i Schibsted.
Ifølge henne har selskapet kjørt flere undersøkelser blant de ansatte for å finne ut av hvordan folk har hatt det på hjemmekontor, hva de liker, misliker og anser som fordeler eller ulemper.
– Vi har hentet inn mye data. Undersøkelsene våre nå viser at cirka 80 prosent av de spurte ønsker å jobbe helt eller delvis hjemmefra. Kun 10 prosent ville tilbake til det gamle systemet vårt, hvor man kun er på kontoret. Når så få hadde dette som ønske, innså vi at her kunne vi endre noe som de ansatte ville sette pris på. Konklusjonen er at vi tror på en hybridløsning, hvor du jobber litt hjemme og litt på kontoret, sier Krogsrud.
Rune Berge, konserntillitsvalgt i Schibsted, forklarer at ansatte har ulike behov ut fra rollen deres.
– De som jobber mest kreativt sammen, har behov for å møtes fysisk og er mer opptatte av å ha sted å samles. Teknologimiljøene som jobber mer for seg, har sett stort utbytte av å sitte alene. Her på huset har vi åpent landskap, og det er ikke perfekt for alle. Det blir mye støy for noen, og da tror vi det er en god løsning å la de som trenger det, jobbe mer hjemmefra framover, sier han.
Har kvittet seg med 50 prosent av pultene i det åpne landskapet
Selv om tallene kan tyde på at svært mange i Schibsted ønsker å jobbe hjemmefra, forteller Krogsrud og Berge at det til syvende og sist er opp til teamet å bestemme arbeidsmodellen.
– Det bærende prinsippet for hybridløsningen til Schibsted er at teamet bestemmer hva som fungerer best. Det skal være en god dialog mellom leder og team, slik at man sammen skal kunne finne formen. Jobben som skal gjøres, er viktigst og kommer før individuelle ønsker om hvor man skal arbeide, sier Krogsrud.
Arbeidsmodellen skal nå testes ut i et halvt år, slik at Schibsted får kartlagt hvordan det fungerer med en hybridløsning.
– Vi har fjernet 50 prosent av alle pultene mens vi tester denne løsningen. Nye arbeidsbord har blitt kjøpt inn, som flere kan sitte samlet rundt. Vi har opprettet flere sosiale soner og tilrettelagt for det vi tror blir framtiden i langt større grad – at kontorene kommer til å fungere som sosiale arenaer, mens mye av det faktiske arbeidet utføres hjemme, sier Krogsrud.
Jobbet i fellesskap for å finne den beste hybridløsningen
Schibsted er et konsern som består av flere selskaper. For å unngå ineffektivitet og ulike arbeidsmodeller da hjemmekontorløsninger skulle utvikles, var det ifølge Krogsrud viktig at man satte seg ned og så på felles løsninger.
– Vi har hatt en prosjektgruppe som har jobbet med å utforme retningslinjer for hjemmekontorbruk etter pandemien. Den består av representanter fra ulike deler av virksomheten og konserntillitsvalgte, som hele veien har vært involvert. Vi har også en styringsgruppe, hvor beslutninger blir tatt, forklarer hun.
I dette arbeidet har Schibsted gjennom undersøkelser sett at ansatte er positive til hjemmekontor fordi de slipper pendling, de sparer tid, unngår støy, opplever arbeidsdagen som mer effektiv og føler at de får styrt dagen sin bedre. Samtidig har det oppstått utfordringer i forbindelse med HMS.
– I Norge har vi egne forskrifter for hjemmekontorarbeid og tilleggsavtaler som må tegnes med den enkelte ansatte. Dette skal bidra til å sikre forsvarlig HMS, men det er klart at det er vanskelig å utføre vernerunder hjemme hos folk, sier Berge.
Parat mener tillitsvalgte er essensielle for gode hjemmekontormodeller
Liz Ovesen, leder for Parat Media, kan fortelle at hjemmekontor er en økende trend i for eksempel mediebransjen.
– På generelt grunnlag har vi sett at enkelte konserner legger til rette for en hybridløsning, med delvis bruk av hjemmekontor. Flere og flere får tilbud om å kunne jobbe hjemmefra, og teknologiske framskritt gjør det også mulig for flere å velge dette hvis de ønsker. Likevel kan ikke absolutt alle ansatte benytte seg av hjemmekontor. Noen vil nok fremdeles ha behov for å være på hovedkontoret hele uken, sier hun.
Saken fortsetter under bilde
Liz Ovesen, leder for Parat Media, kan fortelle at hjemmekontor er en økende trend i for eksempel mediebransjen. Foto: Helene Husebø
For å få på plass en god løsning, som gagner både ansatte og arbeidsgivere, tror Ovesen det er viktig å involvere tillitsvalgte når løsningen for hjemmekontor utarbeides.
– Et godt eksempel på noen som har fått til en ryddig og god prosess, er Schibsted. De har drøftet hjemmekontorbruk med konserntillitsvalgte, før de gikk videre og la fram forslag for øvrige selskaper og avdelinger i konsernet. Andre i bransjen har valgt å kjøre en «on-off-bryter» med hensyn til hjemmekontor. De har med andre ord testet bruken for alle under pandemien, og nå som samfunnet er åpnet opp igjen, skal alle tilbake på kontoret. Her ser vi dessverre en tydelig mangel på prosess og null involvering av tillitsvalgte, sier hun.
Noen bør skjermes fra hjemmekontoret
På den andre siden er Ovesen også tydelig på at noen ansatte trenger å skjermes mer fra hjemmekontoret enn andre.
– Det kan være flere årsaker til at ansatte ikke trives på hjemmekontoret. Noen bor trangt, deler hjemmet med andre og har ikke en egnet plass å arbeide på. Andre opplever det som tungt psykisk å være mye alene, isolert hjemme. Det eksisterer både fysiske og psykiske grunner til at hjemmekontoret ikke er en god løsning for alle, sier hun.
Hun roser Parats tillitsvalgte, som har jobbet hardt for å forhindre psykiske påkjenninger på hjemmekontoret, spesielt under pandemien.
– Ære være den innsatsen våre tillitsvalgte har lagt ned. Mange har vært utrolig gode på å ringe og spørre hvordan de ansatte har det. Hvis det er noe som rører seg i avdelinger eller i selskapet generelt, har det nok vært enklere for ansatte å prate med en tillitsvalgt, enn det ville vært å prate med sjefen. All honnør til våre tillitsvalgte, som også selv har sittet på hjemmekontor og vært delvis permittert, avslutter Ovesen.
Skal arbeidsplassen innføre en ordning hvor det i større grad blir mulig å velge hjemmekontor? Her gir advokat i Parat, Katrine Andresen Roald, deg sine tips.
1. Både ansatte og arbeidsgivere bør vite at det eksisterer en forskrift for bruk av hjemmekontor i Norge. Forskriften gjelder for «arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem», med mindre arbeidet er «kortvarig eller tilfeldig». Hovedregelen er at arbeidsmiljøloven også gjelder på hjemmekontor, men med enkelte presiseringer.
2. Skal hjemmekontor benyttes, må arbeidsgiver ifølge forskriften sørge for en skriftlig avtale om dette med arbeidstakerne som benytter seg av hjemmekontor. Det er fastsatt hvilke minimumsinnhold denne avtalen skal ha, som hvor ofte det skal jobbes hjemme, oppsigelsesfrister for å si opp hjemmearbeidsavtale, rett til utstyr og så videre.
3. Forskriften fastsetter at det gjelder mindre inngående regulering av arbeidsmiljøet. Arbeidsgiver skal så langt som mulig forsikre seg om at hjemmearbeidsplassen er fullt forsvarlig. Det er arbeidstaker selv som har størst innflytelse over det fysiske arbeidsmiljøet, og arbeidsgiver har ikke tilgang til hjemmet for å kontrollere arbeidsmiljøet uten avtale.
4. For å ivareta et fullt forsvarlig arbeidsmiljø på hjemmekontoret må arbeidsgiver gjennomføre en grundig risikovurdering. Det må vurderes om farene stemmer med hjemmekontorkonteksten.
5. Reglene om arbeidstid er ulike på hjemmekontor og det fysiske kontoret. Dette innebærer at det er større fleksibilitet knyttet til innretning av arbeidstiden, men vær klar over at tariffavtalen gjelder, og kan oppstille ytterligere grenser enn forskriften.
6. Hjemmearbeid er et forhold som angår de ansattes arbeidshverdag, og må derfor drøftes med tillitsvalgte i virksomheter bundet av hovedavtalen. Ha gode drøftelser med tillitsvalgte, og lag en avtale om bruken av hjemmekontor. Avklar forventninger særlig omkring tilgjengelighet.
7. Det har blitt foreslått endringer til forskriften om hjemmekontor. Trolig vil dette i første omgang bli mindre endringer, men det er grunn til å tro at det basert på de erfaringene som nå gjøres, også vil skje større endringer. Dersom forskriften endres, er det viktig at arbeidsgiver også gjør nødvendige endringer i hvordan de benytter seg av hjemmekontor. Det kan også bli nødvendig å endre tilleggsavtalene med de ansatte som bruker hjemmekontor.
